オンライン会議は最近当然のごとくあります。
便利だということがひとつ。
遠方であっても、複数のグループであっても時間をつくりやすいです。
それによって成果物を早く仕上げられます。
一方で、チェックインと呼ばれる話し合いの最初の部分がイマイチと感じることが多いです。
この点について考えます。
チェックインとは
チェックインは、会議に入る前に打ち解ける、話しやすい雰囲気にするためのアクティビティです。
意識して行われていることもあれば、そうでないこともあります。
商談を考えた際に、チェックイン部分を商談の一部に持ってきていることも見られます。
例えば、最初に天気の話をしたり野球の話をしたり。
商談とは関係がないけれども、口をなめらかにしたり興味をひいてみたりなど。
同時に、意図的にかそれがない会議もあります。
そういう時代を駆け抜けてきた方なのかもしれません。
あるいは、必要事項以外は話さないといいたいのかもしれません。
いずれにせよチェックインをしないことを意図した姿も見られます。
ワークショップでは、わざわざ時間をとって、5-10分程度はチェックインに当てています。
面接とアイスブレイク
オンラインの面接官であるときなどは、このチェックインの時間を取っていました。
一般にはアイスブレイクと呼ばれることが多いです。
少し早めに入って被面接者と話をしておく形です。
面接も会議の一種、ワークショップの一種ですから、雰囲気を上手につくっておくといいです。
その結果、会社や組織をよく見てもらえたり、被面接者の良いところをもっと引き出せたりなど、良い結果が生まれます。
意図的にチェックインをつくろう
会議の始まりは、もともとアイスブレイクやこのチェックインが少ない感じを受けました。
オンライン会議がどうこう言う前に、打ち合わせや会議の始まりでチェックインが少なめなのです。
人数が少なければ、その後の雑談が代用にできるかもしれません。
参加者が増えれば、雑談をしているように見えてしまって、うまくないかもしれません。
現実世界では、小グループに分けました。
ZOOMでもブレイクアウトルームがあるのは、その影響です。
「オンラインツールを使えない」のではなく、オンラインになる前からうまく使っていない可能性もあります。
オンライン会議で意図的にチェックインをつくってほしいのは、オンラインだからできないのではなく、もともとしていなかったという可能性の方が大きいのです。
気になる場合だけでも、オンライン会議でチェックインを用意してみましょう。