仕事のレベルを上げていくのであれば定型業務と否定形業務を分けて考えましょう。
定型業務はマニュアル化して分業して担当させます。
あるいは、最近はRPAで定型化する企業も増えています。
非定形業務はパターンを見つけるまでは自らが突き詰めていきます。
書くのは簡単なのですが、実際に日々行っていくのは結構手間がかかります。
ですから、まずは業務を定型業務と非定型業務に分ける程度から始めるのがちょうどいいです。
定型業務と非定型業務を分ける
定型業務と非定型業務を分ける最初は、仕事の書き出しです。
仕事の大小を問わず、まずは持っている仕事をできる限り書き出してみましょう。
書いていくと、重複する内容であったり類似の内容が出てきます。
うまくグルーピングをしておきます。
種類が書き出せたらタイミングを図ります。
毎月ある、毎日ある、年一、不定期など、タイミングを書き出しましょう。
そして、仕事の手順を簡単にまとめます。
いつも同じ手順なのか、どこからかの仕事内容を受けて処理が変わるのか。
これらの状態の掛け算を考えると
定型のパターンをつかむ
タイミングが定期的なものであれば、そのトリガー（発生原因）に注目します。
「営業の人が受注を取ってきたら」「入金があったら」などなど、入口に注力しておくと、その後のフローを立てやすいです。
処理変化度をつかむ仕事であれば、変数となる部分の分岐をうまく取り入れます。
「受注処理」であれば入力内容を変更するでしょうし、「入金」であれば記入金額を変更する程度で処理できます。
入口と処理変数をつかんでおくと、比較的定型化しやすいものです。
RPAにするなどと難しく考える前に、この仕事のパターンをしっかりとつかんでおくことが、次の工程を簡単にします。
非定型業務の型を見つける
定型業務をたくさん見つけられると、非定型業務がどんな形かはっきりしてきます。
タイミングが不定期なのか、変数となる処理内容がたくさんありすぎるのか。
他の人に渡しにくい知識、判断、社内業務が発生するなど、いろいろと想定できます。
「仕事の切り分けをしにくい」「分業化できない」という部署は、定型化と非定型業務の切り分けがうまくないケースが多いです。
自動化においても教育においても、定型化を求める人は多いです。
効率化だけでない効果が見込めます。
時間を見つけて、自分の業務の定型業務・非定型業務の区分を考えてみることもオススメです。
【編集後記】
4月の授業のスケジュールが出始めてきました。ちょっと気が引き締まります。
【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO
【一日一新】
ミルクロック
【子育日記(2歳)】
お風呂のおもちゃを買ったのに、ぜんぜん遊んでくれませんでした。
そして、半年経ちます。
無理をしても遊んでくれないものは遊んでくれません。
しかし、ついに遊んでくれる日が来ました！
選んだもので遊んでもらえるとうれしいものですね。
気長に待った甲斐がありました。