貿易の仕事は伝統的なところがあり、以前のやり方が同じくされていることがあります。
中でもたまに気になるのは、タイプライターでの書類作成です。
作成する貿易事務の方は慣れているので、短時間で仕上げてきます。
でも、効率的ではないなと。
もし、まだタイプライターで一般原産地証明書を作成している場合は、Wordの手差しに変更しましょう。
伝統的なやり方は変えにくい
商社にお邪魔するとタイプライター方式がまだ主流です。
商工会議所に行ってもタイプライターがおいてあります。
業界的にスタンダードなのでしょう。
今回の提案自体はとてもシンプルなのですが、意外と実行しにくいです。
一つは、先輩から教えてもらった方法に反することです。
二つ目は、慣れている組織の体制へ最初の一投をするのがかなり大変だからです。
事務のやり方は一子相伝のように、決まった方法があります。
それと異なるやり方をするのは、先輩に対して反意があるような行動に見えてしまう。
組織への反抗ではなく、一緒にいる人への反抗です。
やり方は効率的になっても人間関係に不具合が出てしまっては大変です。
また、慣れている組織体制へ意見をするのも難しいです。
組織の領域分担は効率化の意味の他に、その人らの領域を守って安心して働ける環境にすることです。
組織内でもめるようなことを特に嫌う人もいて、なかなか簡単に変わらないです。
内容を聞かずに、変えるということだけでアレルギーを持つ人もいます。
これに対する答えは一筋縄ではいかないのですが、自分のコントロールできる範囲で少しずつ取り組み始めるのが適当です。
その人が他の人のやり方を採用しないということは、あなたも他の人からのやり方に指図をされにくい状態がどこかにあるかなと。
そうすると、自分の範囲からやり方を変えてみることが可能かもしれません。
要は、「小さく始める」、です。
紙ベースである一般原産地証明書
電子化が叫ばれていますが、電子化のベースに乗っているのは日本商工会議所の特定原産地証明書です。
地域の商工会議所が発行する一般原産地証明書について、電子化はされていません。
また、これから電子化されるような気配もありません。
「原産地証明書は電子化されてなかった？」という疑問は、特定原産地証明書を主流に使っている方なのでしょう。
一般原産地証明書が電子化される気配がないので、せめて作成方法を工夫して効率化していきましょう。
Wordの手差しにする場合の雛形
本題の通り、Wordで一般原産地証明書を作るには、まずひな形を手に入れましょう。
まずは、あなたの申請先の商工会議所からひな形となる様式を手に入れます。
もし、なかった場合は、横浜商工会議所が出している様式を使ってみてください。
こちらからダウンロードできます。
ひな形を手に入れたら後は、必要箇所を修正して、プリンタから手差しの印刷をするだけです。
手差しに慣れていない方は、裏表や上下の方向を要らない紙で試しておきます。
一般原産地証明書の用紙は、商工会議所から束で購入ができますので、買っておいたものを使いましょう。
慣れていない方がまれに通常の白紙を使っていることも見たことがあります。
商工会議所で指摘を受けてすぐに直すでしょうが。
小さな工夫ですが、修正をする際にタイプで一部直す必要もなくなり便利です。
ご参考になればうれしいです。
【編集後記】
論文の論理構築に時間がかかっています。
とりあえず作ったものの論理性を上げるのは、行ったり来たりの繰り返しですね。
【運動記録】
ジョギング○ ストレッチ○ 筋トレ○ サプリ○
【一日一新】
抹茶生もみじ
【子育て日記(2歳)】
言い訳ができるようになってきます。
「ご飯やで〜」と言っても、
「まだ、あそんでるから〜」と。
納得しないと来ないこともあるので、どうにかこちらも説得材料を探します。