RPAロボの導入評価や導入時はフローチャートを書こう

RPAロボを導入する際には、計画書があると心強いです。

組織であれば周りとのコンセンサスや状況をはっきりさせることができます。

個人であっても、色々な設定に変わりゆく際の道しるべや自分の仕事の見直しとなります。

 

文字とフローチャートの比較

手順書の王道はマニュアルです。

ただ、マニュアルはどうしても文字に偏りがち。

文字情報ももちろんいいのですが、冗長な内容になりますし読むのが大変です。その分を考えると、ぜひフローチャートを使いましょう。

文字情報とフローチャートを使うのとでは、伝わり度合いが変わります。箇条書きとフローチャートを並べてみましょう。

 

文字の場合

文字の場合をまず考えましょう。

製品販売の受注のプロセスを考えましょう。

 

文字で簡略化した一例をしますとこのようになります。

1. 発注を受ける
2. 発注価格
   1.  問題ない
      1. → そのまま出荷
   2. ネゴあり
      1. →価格交渉
3. 納入手配完了

 

合っているのでしょうが、分岐がいまいち表現しにくいところです。

 

フローチャートの場合

フローチャートでいけば、上記はこんな感じになります。

一覧のしやすさと分岐の点はやはりこちらが分かりやすいです。

 

フローチャート作成の意義は、無駄の洗い出しと野良ロボ対策

業務の洗い出し

RPAで自動化する前の業務の洗い出しに役に立ちます。

業務の洗い出しは見直しではありません。見直しまでできればいいですが、今あるプロセスをそのままRPAロボに任せることを念頭においた洗い出しです。

どのパターンにするかは、業務量やチームをどう組むかの検討によって変わります。

 

人に補助としてロボットをつけるのか。

 

人はロボットの管理を任せるか。

もちろん、チームの組み方は色々なパターンがあります。

 

メンテナンス地図

RPAロボは必ずメンテナンスが必要です。業務に細かく合わせて行けることがRPAの良さ。つまり、微調整が日々発生します。

微調整で済めばいいですが、2つのプロセスを合わせた方がいいことも。その繰り返しをしていると、元々のフローが分からなくなってきます。

メンテナンス地図としてのフローチャートを考えるとバージョン管理も必須ですね。

 

野良ロボット対策も

誰も管理しない、あるいはできなくなった野良ロボットの発生も懸念事項です。

管理していないロボットがないように、作成したプロセスを俯瞰して見ていけるのがフローチャートのいいところでしょう。

フローチャートを書く際のポイント

フローチャートは、どんどんと書いていくことがコツです。

あまり細部にこだわると書けなくなってしまいます。

その他の書く際のコツをまとめてみます。

コツとして

• 形にこだわり過ぎない、こだわると書けなくなる
• １ページに収める
• 細かい点は別リンクに収める
• バージョン管理をしよう
• 上から下、左から右に書く
• 色は多くても3色

基本的な記号の説明

記号はたくさんあります。

手始めに下記の9つをおさえましょう。

あとはなんとなくでも進めていけば、身についてきます。

 

無料フローチャートでおすすめなdraw.io、有料はVisioかなと

ツールによってはフローチャートもプログラミング時に出てくるものがあります。しかし、初期のコンセプトを合わせるときは、自分で書いたフローチャートがとても役に立ちますよ。