ToDoリストの整理で一番有名なのは、7つの週間における「重要性」x「緊急性」でタスクを評価する方法です。
ただ、他にもやり方はたくさんあります。
どの目標に向かうかにより、どういう評価をするかが変わるはずです。
例えば、手元にあるタスクの数を多くさばく方法としての場合もあれば、完遂率を上げることを意識したものまで。
ひとつのアイディアとして、頭を使う内容か、タイミングが重要な内容かを判断基準にしてToDoを処理する方法を検討します。
*こんな感じでタスク処理できるイメージ
頭を使う内容かどうかは、効率を意識した処理方法
ToDoリストにおいて、頭を使うかどうかを基準にするのは、効率を意識した処理方法として有効です。
効率を意識したい人は、この方法をものさしにすると、そのタスクへの見方が変わります。
「頭を使うか」と「タイミングが必要か」のYes、Noで分けると次のように図示できます。
これらは、タスクの優先度合いを判断する際にとても役に立つ考え方です。
頭を使う・タイミング基準の4象限
1. 「頭を使うか」がYes、「タイミングが必要か」がYesの場合
これは、早めにこなすし、タイミングも重要というタスクです。
ブログを毎日提供で書いているのですが、私はこの区分けに入れるようにしています。
編集するにも頭を使います。
アイディアを思いつくまでにも頭を使います。
というわけで頭が働かないような時間帯や状況でこのタスクを行うと、余分に時間がかかります。
短くて、それなりの分量を20分ちょいで書き上げることができる一方で、時間がかかると2時間くらいかかってもあまり進まないことがあります。
また、毎日提供ということで、次の日に回せないタスクになっています。
頭が働く時間帯かつ、その日のうちにというデッドラインがあるタスクです。
頭を使うタスクとして早めにこなすという評価が適当です。
2. 「頭を使うか」がYes、「タイミングが必要か」がNoの場合
頭は使うが、タイミングがそれほど重要でない場合がこちらの部類に入ります。
自分の場合はひとつとして「読書」がここに入っています。
頭を使うものではあるにせよ、その日の早めにこなすというよりもある程度の気晴らしも含めてタイミングは重要にしていないものです。
タスク全体を見返すと、この分類に適用しているタスクは多くありません。
頭を使うこと自体が、実行時のタイミングを選ぶタスクだという前提があるからともいえます。
ここの運用は人によって変わるでしょう。
3. 「頭を使うか」がNo、「タイミングが必要か」がYesの場合
頭を使わないがタイミングが必要なこと、は単純作業となります。
例えば経理関係の入力作業であったり、定期的な税金の処理であったり。
やり方を決めているしマニュアル化もしているので、それほどブレもなく神経も使いません。
ただ、決められたタイミングまでに実行をしないと困るしごとです。
頭が少しくらい疲れていてもそのクオリティに差は出ません。
ということは、頭が元気なときにこのしごとをこなすのは、もったいないともいえます。
朝一番で頭がスッキリしているときにこれらのしごとをすると、たしかにはかどります。
全体のタスクが減るので満足感が出ますし、こなしている感じがします。
でも、結局頭を使わなくてもいいしごとに頭を使ってしまい、その他のしごとで疲れて考えたくなくなります。
全体の効率を考えれば、下がる結果を誘引します。
そのしごとというよりも、他のしごとを邪魔しないような時間配置に置くべきしごとです。
4. 「頭を使うか」がNo、「タイミングが必要か」がNoの場合
頭も使わないし、タイミングもそれほど選ばないものの分類です。
昼食を食べたり、生活のことをするタスクというものを私はこの領域に分類しています。
それと、特筆するところは、SNSや情報収集の時間をこの領域に分類してみています。
というのも、タイミングを意識しなくても気になることがあれば、見ている可能性があるので、わざわざ優先的に見る必要がない部分だからです。
また、自分が発信することを考えれば、そのための情報収集の割合が少なければ、[アウトプット÷インプット]＝生産性を高くできるからです。
それと、インプットはとても楽しく、力を使う領域です。
集中するととても頭を使うところになります。
でも、インプットを高くしても先程定義した生産性は高くなりません。
実際は、頭を使わないというよりも、使えない時間帯をあてがって処理するのが適当です。
だから、「頭を使わない」というレッテルを貼ってみています。
まとめとして
優先度合いはタスクを処理するときにとても大切です。
がんばってこなすタスクの量を増やすことはとても大切ですが、いずれ言語が来ます。
であれば、頭を使わないタスクが頭を使うタスクの推敲を邪魔しないように、それぞれを評価しておく必要があります。
生産性の向上に悩んでいる方や、少しやり方を変えたいけれども方法がわからない方は、このように少しタスクの評価の仕方を変えるといいでしょう。
試したい人の参考になればうれしいです。
【編集後記】
混んでいないところってなかなか見つけにくいですね。
行くところが見つからなければ、美味しいものでも食べてゆっくり過ごそうかなと。
ちょっと奮発して用意したメロンが子どもに好評です。
減りが凄まじいですが(笑)
【運動記録】
ストレッチ○ 筋トレ○
【子育て日記(4歳・0歳)】
ヒーローアカデミアを最初から一緒に見ていました。
カエルのヒーローのフロッピーと、強いからかオールマイトが好みのようです。
おもちゃを探していますが、なんとなく子ども向けのようなのはなさそうなのが残念です。
この調子で全部見切れたら、今やっている映画に連れて行こうかなと。